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Cuando una IDE que facilita los procedimientos administrativos = Quan una IDE facilita els procediments administratius

Cots Torrelles, Ricard
Rosés Arbonés, Marc
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Comunicación a cargo de Ricard Cots Torrelles (Consell Insular de Menorca), y Marc Rosés Arbonés (SILME, servei informàtica local de Menorca) sobre una IDE que facilita los procedimientos administrativos. Hasta el año 2007 trabajar con cartografía en Menorca era una tarea farragosa y reservada a especialistas. Con el propósito de simplificar el acceso y el uso de los datos geográficos de la isla, en 2006 el Consell Insular, en colaboración con los ayuntamientos de la isla, publicó un portal de cartografía que un tiempo después pasaría a ser la IDE de Menorca. En los años siguientes la IDE se convirtió en una puerta pública de acceso para el descubrimiento, consulta y descarga de datos geográficos de la isla. Se llegó a tener un catálogo de más de 1.000 capas de datos geográficos que eran consultados por funcionarios y también por técnicos externos y ciudadanos. La aprobación de la Ley 39/2015, de procedimiento administrativo común de las administraciones públicas, supuso una oportunidad de desarrollo y reutilización interna de los servicios de la IDE Menorca con el objetivo de facilitar, de forma más activa, los trámites administrativos, que ahora pasaban, por ley, a ser electrónicos. Se empezó a trabajar en la geolocalización de los expedientes y en identificar aspectos de la tramitación susceptibles de ser agilizados o que pudieran ser automatizados gracias a los datos geográficos. Hasta ahora los trabajos se han centrado en tres aspectos distintos de los procedimientos. El primero ha sido la prevención de errores al inicio de la tramitación. Con este propósito se han creado servicios web que, dada una referencia catastral o una dirección válida, devuelven si la parcela en cuestión está afectada o no por algún tipo de condicionante. Estos servicios se invocan desde las sedes electrónicas municipales al inicio de determinados procedimientos y se utilizan para avisar al ciudadano, en su caso, de que el procedimiento no es el adecuado para aquella parcela y dirigirlo al que corresponda. De esta forma se evita la creación de expedientes erróneos y el consiguiente trabajo administrativo de notificación y archivo. El segundo aspecto que se ha trabajado ha sido la ayuda activa a los técnicos en el momento de la redacción de los informes, a través de la recuperación automática de datos geográficos relevantes para el caso en cuestión y también mediante la creación de alarmas que les adviertan de afectaciones en una determinada zona (por ejemplo, si la parcela objeto de informe se encuentra en un espacio protegido). El sistema funciona de forma similar al anterior, a través de servicios que ejecutan consultas espaciales contra la base de datos del proyecto IDE Menorca. El tercer bloque de trabajos se ha dirigido a facilitar el intercambio de datos entre el Consell y los ayuntamientos en determinados procedimientos para los que era frecuente la solicitud cruzada de información. Es el caso, por ejemplo, de la relación entre el procedimiento para obtener una cédula de habitabilidad en obra nueva (expediente del Consell) y el certificado final de obra municipal. El siguiente paso a explorar, sobre el que ya se ha realizado alguna prueba concepto, será la creación de indicadores dinámicos territorializados de gestión administrativa para cada tipo de procedimiento. La comunicación explicará este proyecto de integración de una IDE con los procedimientos administrativos a través de ejemplos demostrativos y casos prácticos ​
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