Cuando una IDE que facilita los procedimientos administrativos = Quan una IDE facilita els procediments administratius

Abstract

Comunicación a cargo de Ricard Cots Torrelles (Consell Insular de Menorca), y Marc Rosés Arbonés (SILME, servei informàtica local de Menorca) sobre una IDE que facilita los procedimientos administrativos. Hasta el año 2007 trabajar con cartografía en Menorca era una tarea farragosa y reservada a especialistas. Con el propósito de simplificar el acceso y el uso de los datos geográficos de la isla, en 2006 el Consell Insular, en colaboración con los ayuntamientos de la isla, publicó un portal de cartografía que un tiempo después pasaría a ser la IDE de Menorca.

En los años siguientes la IDE se convirtió en una puerta pública de acceso para el descubrimiento, consulta y descarga de datos geográficos de la isla. Se llegó a tener un catálogo de más de 1.000 capas de datos geográficos que eran consultados por funcionarios y también por técnicos externos y ciudadanos. La aprobación de la Ley 39/2015, de procedimiento administrativo común de las administraciones públicas, supuso una oportunidad de desarrollo y reutilización interna de los servicios de la IDE Menorca con el objetivo de facilitar, de forma más activa, los trámites administrativos, que ahora pasaban, por ley, a ser electrónicos. Se empezó a trabajar en la geolocalización de los expedientes y en identificar aspectos de la tramitación susceptibles de ser agilizados o que pudieran ser automatizados gracias a los datos geográficos. Hasta ahora los trabajos se han centrado en tres aspectos distintos de los procedimientos.

El primero ha sido la prevención de errores al inicio de la tramitación. Con este propósito se han creado servicios web que, dada una referencia catastral o una dirección válida, devuelven si la parcela en cuestión está afectada o no por algún tipo de condicionante. Estos servicios se invocan desde las sedes electrónicas municipales al inicio de determinados procedimientos y se utilizan para avisar al ciudadano, en su caso, de que el procedimiento no es el adecuado para aquella parcela y dirigirlo al que corresponda. De esta forma se evita la creación de expedientes erróneos y el consiguiente trabajo administrativo de notificación y archivo.

El segundo aspecto que se ha trabajado ha sido la ayuda activa a los técnicos en el momento de la redacción de los informes, a través de la recuperación automática de datos geográficos relevantes para el caso en cuestión y también mediante la creación de alarmas que les adviertan de afectaciones en una determinada zona (por ejemplo, si la parcela objeto de informe se encuentra en un espacio protegido). El sistema funciona de forma similar al anterior, a través de servicios que ejecutan consultas espaciales contra la base de datos del proyecto IDE Menorca.

El tercer bloque de trabajos se ha dirigido a facilitar el intercambio de datos entre el Consell y los ayuntamientos en determinados procedimientos para los que era frecuente la solicitud cruzada de información. Es el caso, por ejemplo, de la relación entre el procedimiento para obtener una cédula de habitabilidad en obra nueva (expediente del Consell) y el certificado final de obra municipal.

El siguiente paso a explorar, sobre el que ya se ha realizado alguna prueba concepto, será la creación de indicadores dinámicos territorializados de gestión administrativa para cada tipo de procedimiento.

La comunicación explicará este proyecto de integración de una IDE con los procedimientos administrativos a través de ejemplos demostrativos y casos prácticos

Comunicació a càrrec de Ricard Cots Torrelles (Consell Insular de Menorca), i Marc Rosés Arbonés (SILME, servei informàtica local de Menorca) sobre una IDE que facilita els procediments administratius. Fins a l’any 2007 treballar amb cartografia a Menorca era una feina carregosa i reservada a especialistes. Amb el propòsit de simplificar l’accés i l’ús de les dades geogràfiques de l’illa, l’any 2006 el Consell Insular, en col·laboració amb els ajuntaments de l’illa, va publicar un portal de cartografia que un temps després passaria a ser la IDE de Menorca.

Els anys següents la IDE es va convertir en una porta pública d’accés per al descobriment, consulta i descàrrega de dades geogràfiques de l’illa. Es va arribar a tenir un catàleg de més de 1.000 capes de dades geogràfiques que eren consultades per funcionaris i també per tècnics externs i ciutadans.

L’aprovació de la llei 39/2015, de procediment administratiu comú de les administracions públiques, va suposar una oportunitat de desenvolupament i reutilització interna dels serveis de la IDE Menorca amb l’objectiu de facilitar, d’una forma més activa, els tràmits administratius, que ara passaven, per llei, a ser electrònics.

Es va començar a treballar en la geolocalització dels expedients i a identificar aspectes de la tramitació susceptibles de ser agilitzats o que poguessin ser automatitzats gràcies a les dades geogràfiques. Fins aquest moment les feines s’han centrat en tres aspectes diferents dels procediments.

El primer ha estat la prevenció d’errades a l’inici de la tramitació. Amb aquest propòsit s’han creat serveis web que, donada una referència cadastral o una adreça vàlida, retornen si la parcel·la en qüestió està afectada o no per algun tipus de condicionant. Aquests serveis s’invoquen des de les seus electròniques municipals a l’inici de determinats procediments i es fan servir per avisar el ciutadà, si és el cas, que el procediment no és l’adequat per a aquella parcel·la i dirigir-lo cap al que pertoqui. D’aquesta manera s’evita la creació d’expedients erronis i la consegüent feina administrativa de notificació i arxivament.

El segon aspecte que s’ha treballat ha estat el suport actiu als tècnics en el moment de la redacció dels informes, a través de la recuperació automàtica de dades geogràfiques rellevants en e cas en qüestió i també mitjançant la creació d’alarmes que els adverteixin d’afectacions en una determinada zona (per exemple, si la parcel·la objecte d’informe es troba en un espai protegit). El sistema funciona de forma similar a l’anterior, a través de serveis que executen consultes espacials contra la base de dades del projecte IDE Menorca.

El tercer bloc de feines s’ha dirigit a facilitar l’intercanvi de dades entre el Consell i els ajuntaments en determinats procediments per als quals era freqüent la sol·licitud creuada d’informació. És el cas, per exemple, de la relació entre el procediment per obtenir una cèdula d’habitabilitat en obra nova (expedient del Consell) i el certificat final d’obra municipal.

La propera passa a explorar, sobre la qual ja s’ha fet alguna prova concepte, serà la creació d’indicadors dinàmics territorialitzats de gestió administrativa per a cada tipus de procediment.

Durant la comunicació s’explicarà aquest projecte d’integració d’una IDE amb els procediments administratius a través d’exemples demostratius i casos pràctics